Artikel können nicht nur manuell eingetragen werden, sondern auch über eine Excel-Liste importiert werden. in dieser Excel-Liste befüllen Sie die einzelnen Spalten mit den notwendigen Informationen. Sobald die Liste fertig erstellt ist, kann man diese im Management-Tool in die CashBox importieren.
Artikelimport-Vorlage:
Durch einen Klick auf diese Schaltfläche wird eine leere Excel-Liste im Datei-Format .csv mit den zu befüllenden Spalten auf Ihrem PC / Notebook gespeichert. Der Pfad zu dieser Datei wird direkt nach dem Herunterladen angezeigt.
Wenn Sie diese Datei öffnen, sind die Spaltenüberschriften bereits vorgegeben.
ACHTUNG: verändern Sie diese Überschriften nicht (fügen Sie auch keine hinzu oder löschen Sie Spalten weg). Der Import der fertig befüllten Datei würde ansonsten nicht mehr funktionieren. Ändern Sie auch nicht das Datei-Format. Die Vorlage wird als .csv-Datei exportiert.
Geben Sie Ihre Artikel-Daten in die einzelnen Spalten ein:
- Artikelnummer: max. 50 Zeichen
- Bezeichnung: max. 100 Zeichen
- Preis: max. 18 Stellen + 2 Nachkommastellen (Eingabe-Beispiel: 1299,59)
- Mengeneinheit: Im Management-Tool sehen Sie in der Vorschlagsliste, welche Einheiten Sie verwenden können. Tragen Sie im Excel in Großbuchstaben den Wert vor dem Beistrich ein (z.B. für Stück = STK oder für Liter = L
- MwSt.-Kennzeichen: max. 1 Zeichen; Im Management-Tool sehen Sie in der Vorschlagsliste, welche Werte Sie verwenden können. Tragen Sie im Excel den Wert vor dem Beistrich ein (z.B. für Normalsteuersatz 20% den Wert 1 oder für Steuerfrei den Wert 5)
- Sammelartikel: max. 1 Zeichen; Im Management-Tool sehen Sie in der Vorschlagsliste ‚Preis und Textabfrage aktivieren‘, welche Werte Sie verwenden können. Tragen Sie im Excel die Zahl vor dem Beistrich ein.
- Rabattfähig: max. 1 Zeichen; Im Management-Tool sehen Sie in der Vorschlagsliste, welche Werte Sie verwenden können (in dem Fall 0 oder 3). Tragen Sie im Excel den Wert vor dem Beistrich ein.
- Aktiv (0/1): geben Sie den Wert 0 für inaktive Artikel an oder 1 für aktiv verkaufbare Artikel
- Warengruppe: tragen Sie hier die Warengruppen-Nummer ein, der dieser Artikel zugeordnet werden soll
- Warenuntergruppe: tragen Sie hier die Nummer der Warenuntergruppe ein, falls dieser Artikel einer Untergruppe zugeordnet sein soll.
- EAN/UPC: max. 50 Stellen; geben Sie den EAN oder UPC-Code des Artikels ein
- Scan and Count (0/1): Geben Sie den Wert 0 für Artikel an, bei denen die Menge nicht erhöht werden soll, wenn mehrere gleiche Artikel erfasst werden. Der Wert 1 steht für Artikel, bei denen die Menge erhöht wird und die Artikel nicht mehrmals am Bon angedruckt werden.
- Anzeige (0/1): geben Sie den Wert 0 für Artikel an, die nicht in der Kassa angezeigt werden sollen und der Wert 1 für Artikel, die angezeigt werden sollen.
- Lagerbebuchung (0/1): Geben Sie den Wert 0 an für Artikel, für die keine Lagerhaltung gemacht werden soll (z.B. für Dienstleistungen), und den Wert 1 für Artikel, die am Lager liegen und deren Lagerbestand durch die Kassa geändert werden soll. Diese Spalte ist nur dann sinnvoll, wenn Sie die „CashBox Light ERP Extension“ (Lagerverwaltung) lizenziert haben.
- Einkaufspreis: Tragen Sie den Einkaufspreis für die einzelnen Artikel ein. Diese Spalte ist nur dann sinnvoll, wenn Sie die „CashBox Light ERP Extension“ (Lagerverwaltung) lizenziert haben.
Ist die Excel-Tabelle komplett ausgefüllt, speichern Sie diese wieder auf Ihrem PC / Notebook. Es wird dabei die Datei-Endung .csv verwendet. Ändern Sie die Datei-Endung nicht, da ansonsten der Import nicht mehr funktioniert.
Artikelimport:
Ist die Excel-Tabelle fertig erstellt und gespeichert, können Sie die Daten importieren.
Klicken Sie dazu auf die Taste ‚Artikelimport‘ auf der Registerkarte ‚Artikel‘. Navigieren Sie im Windows-Explorer zur gespeicherten Excel-Datei und öffnen Sie diese.
Der Artikelimport wird sofort durchgeführt und die Artikel sind danach sofort verfügbar.
Eine Überprüfung auf korrekte Inhalte des csv-Files wird während des Imports durchgeführt. Das betrifft die Feldlänge aber auch andere mögliche Fehler (z.B. nicht vorhandene Warengruppen,….)
Es erfolgt der Hinweis ‚Import wurde abgeschlossen‘. Wenn ein Fehler ausgegeben wird, ist die Datei möglicherweise noch mit Excel geöffnet! Alle korrekten Datensätze werden sofort importiert. In jedem Fall wird eine csv-Datei im Ordner ‚Meine Dokumente‘ mit dem Namen ‚CSV_Artikelimport_Fehler_<aktuelles Datum>‘ erzeugt.
Diese Datei muss nach dem Import unbedingt kontrolliert werden!
Wenn diese Datei leer ist, wurden alle Datensätze verarbeitet. Ansonsten stehen die nicht verarbeiteten Datensätze in dieser Datei mit einem entsprechenden Kommentar als Fehlerbeschreibung. Nach erfolgter Korrektur kann ein weiterer Import erfolgen.
Artikelexport:
Diese Option verwenden Sie, wenn Sie eine komplette Liste aller Ihrer erfassten Artikel lokal auf Ihrem PC / Notebook speichern möchten. Alle bisher erfassten Artikel werden in einer Excel-Liste zusammengefasst und gespeichert. Die Spalten und Informationen entsprechen genau den oben beim Import beschriebenen Feldern.
